L’e-mail est mort. Vive…quoi au fait ?

Je ne reviendrai pas sur le discours mainte fois annoncé, démontré et confirmé : l’e-mail ou plutôt l’usage que nous en faisons est déjà une histoire ancienne. Certains estime sa disparition au début de 2009…

Dans le cadre privé la lutte contre les spammeurs, l’inondation de newsletter que nous avons réellement acceptés, les chaines e-mails de nos amis pour nous passer en boucle un chaton qui s’amuse font que nos boite aux lettres électroniques sont devenus à elles seules une quasi poubelle finalement trop peu intéressante.

On est encore obligé d’y aller non pas pour rester au courant mais pour s’assurer qu’aucun message réellement important ne s’est pas égaré là-bas.

C’est quasiment devenue pénible. Contraignant.
Et quotidien.

Personnellement, et j’estime avoir fait beaucoup de nettoyage, je reçois environ 83 e-mails/jour à titre purement privé sur ma BAL (statistique sur les 2 dernières semaines).

Je ne compte évidemment pas les courriers indésirables qui automatiquement se retrouvent refoulés aux frontières…

Que retirer de ce flot, pour lesquels seul quelques courriers valent réellement la peine d’être lus ?

Finalement pas grand chose.

Les réseaux sociaux (Facebook, Viadeo, Linkedin ou même Twitter pour ne citer qu’eux) suppléent largement un Hotmail, Gmail ou Yahoo Mail (ai-je fait mention du préhistorique Laposte.net ?)
L’information et les documents joints ont trouvé un autre moyen pour arriver à bon port.

Quid du milieu professionnel ? Ce n’est pas plus glorieux. C’est même pire dans le sens où l’e-mail FAIT PARTIE de votre travail quotidien.

Je vais reprendre ici – après accord évidemment-  le texte publié sur un blog professionnel qui résume exactement la situation où moi -et vous, hein, allez ne mentez pas😉, nous nous trouvons (c’est en anglais, mais aujourd’hui est ce vraiment un problème ?…^^):

« The End of email

Just let face it. A huge and increasing part of our working time is split in three main parts:

1/ Our official & current activities – the ones we are paid for
2/ Meetings (more or less interesting)
3/ and less obvious and totally absent of your Position description document: email reading/writing/classifying/deleting and… losing

This last point however can so easily, so quickly so unexpectedly swallow, really swallow, all your day.
Sometimes you would say.
Every day actually.

One can say this is a part of our job too. Not necessarily wrong.
But it should be a peripheral task, absolutely not the core of our activity.

Have you ever realized how many supposed « informative » email (entitled « FYI ») you receive every day ?
Do you know precisely the number of messages you are just in copy?
Can you imagine how many different networks, information, subject these messages can bring to your already overloaded brain ?
How a regular employee can cope with this ever-increasing amount of solicitations (or noise to be accurate) ?

This is enough, don’t you think?

There is not yet a definitive answer. Just few hints:

-Booking 2 hour per day for grouping, reading, reading your email – best could be one hour at 10 am and one hour in 4 pm. Do not worry, if something is really urgent your phone would ring up non-stop.
-Taking advantage of new media like Instant Messaging for short and non-intrusive messages. Don’t look down old « devices » like phones or face-to-face meeting (or through web meeting). Sometimes talking each other is quicker and more efficient than dozens of emails or -even worse- dealing with a never-ended chain mail…
-Being convinced that your job is NOT reading email. If ever your today’s email seem not very interesting, do not waste your time any more and  forget them for the moment.
And be focused on your job.

Objection! At this rhythm, I’m afraid I would get tons of unread email at the end of the week !
It’s not sure. Really.
Fast reading and considering only the subject could save you a lot of time.
That would definitely help you to moderate the importance of the subject.

Obviously, nos is protected from urgency matters, but if any employee is supposed to be well-educated when processing email, productivity will be better as wasted time would be reduced.

Was it clear enough or should I drop you an email ?😉  »

Je ne peux qu’abonder dans le sens de cet auteur. J’ai rencontré un ancien employé du Groupe Pearson, à Londres dont la Direction Générale avait instituait d’appliquer la lecture d’e-mails que le matin et l’après-midi à leur 35 000 employés à travers le monde.
Juste 2 heures par jour.
Lorsque l’on sait que Pearson Group est derrière les plus grands journaux du monde (le Financial Times ou les éditions Penguin par exemple) et manipule continuellement de l’information et de l’écrit, on peut mesurer le courage d’une telle décision.
Et, à l’heure actuelle, elle semble être satisfaisante…

L’e-mail est donc bel et bien mort. Mais par quoi le remplacer ?

Pour être franc, je n’ai pas de réponse convenable.

Certains consultant comme Michael Maoz du Gartner estime ici que les outils Web 2.0 (dont le très suspect Twitter que je n’affectionne pas au point d’y passer ma vie) sont la nouvelle donne de la communication globale et efficace. Je ne suis pas convaincu:

– Google Wave est pour moi et mon réseau une soupe de boulgiboulga soignée certes mais difficilement compréhensible. Moi et mes amis sommes légèrement perdu dans le suivi de la Wave. Et je ne vois pas comment l’on pourrait travailler avec ce type de communication.
Je souhaite me tromper mais Google Wave n’est pas encore suffisamment mature pour détrôner l’usage du mail.

– L’Instant Messaging ? Ce n’est pour moi qu’un médium complémentaire mais pas substitutif. C’est une communication synchrone qui ne peut rivaliser en terme de contenu avec la communication asynchrone de l’e-mail. Elle a énormément d’avantages mais la messagerie instantanée jour dans sa propre cour, mitoyenne à celle de l’e-mail.

– Le Web-Conferencing allie à la fois l’instantanéité et la clarté du propos d’une conversation téléphonique ou par IM, avec le partage documentaire et le travail collaboratif. Ce n’est pas pour rien que les Webex, Acrobat Connect ou Live Meeting connaissent un tel essor – surtout en période de restrictions budgétaires. En revanche, le Web-Conferencing ne permet pas une persistance aussi officielle que l’e-mail. Aussi et surtout parce qu’un e-mail, support écrit, demeure une expression ou un engagement officielle.

-Les réseaux sociaux et autres communautés d’intérêts sont une vraie fausse idée car ils contiennent tous sans exception une messagerie intégrée ou un système de notification par e-mail. Ils ne s’opposent pas à son usage puisqu’ils l’utilisent à plein. Je conçois que des mastodontes comme Facebook ou Twitter peuvent vivre sans avoir recours à ce moyen de communication mais nous serions alors dans le flot continuel d’information d’un mur Facebook où la plus-value en dehors du partage pur et simple est très limité (un « J’aime » ou un commentaire, sans plus).
On ne peut capitaliser sur un ticker de Wall Street. Et la communication inspire un besoin de dialogue et pas de déverser de l’information sans aucun feedback.

Je ne suis pas donc convaincu que l’e-mail soit supplanté par un nouvel outil.

Son usage , bien que grandement perfectible par une meilleure éducation de son traitement, demeure incontournable.

L’interface de messagerie n’est à mon sens pas prête d’être supplantée par une Wave ou un Live Meeting.
Car même si un outil, prochainement, pourrait rivaliser, répondez honnêtement à cette question:

Le matin en arrivant au boulot et en allumant votre écran, que regardez-vous en tout premier ?

L’e-mail est donc du point de vue le plus strict un zombie.

Autant dire qu’on est pas prêt de s’en débarrasser…

À propos trente-trois
Papa encore trentenaire, contrarié et jamais contrariant, je souhaite pouvoir dégager suffisamment de temps pour pouvoir aborder tous les sujets qui me questionnent, m'interrogent et me révoltent (car oui, camarade, ça me révolte). Conscient que cette description est pour le moment inintéressante, je vous engage à œuvrer dans les commentaires qui vont suivre pour en savoir plus...

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